Foi publicado o Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, que altera o prazo mínimo para guarda dos arquivos XML (Extensible Markup Language) de documentos fiscais eletrônicos para 132 meses, ou seja, 11 anos. A nova exigência entrou em vigor em 1º de maio de 2025, padronizando esse prazo em todo o país.
A obrigatoriedade de retenção por 11 anos abrange os seguintes documentos fiscais eletrônicos:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e);
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e);
- CT-e para Outros Serviços (CT-e OS);
- Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e);
- Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e);
- Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom).
Cada unidade federada poderá estabelecer a tecnologia e o meio de armazenamento, reforçando a necessidade de atenção às legislações estaduais complementares.
Importante: a alteração não modifica o prazo de prescrição tributária, que permanece em cinco anos, conforme o artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN). O prazo de 11 anos aplica-se exclusivamente à guarda dos documentos fiscais eletrônicos, visando ampliar a segurança jurídica e o controle fiscal, além de facilitar eventuais fiscalizações.
Como garantir a guarda adequada dos arquivos XML por 11 anos
- Adote um sistema de organização digital padronizado
Classifique os arquivos por tipo de documento e por período de emissão (mês ou ano);
Use um padrão de nomenclatura que facilite a localização;
Organize as pastas digitais por CNPJ, série e número da nota fiscal. - Realize backups periódicos e automáticos
Configure backups automáticos em nuvem e em mídias físicas (discos externos ou servidores);
Verifique regularmente a integridade dos arquivos, evitando perdas ou corrupção de dados. - Utilize softwares especializados
Soluções específicas para gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) oferecem segurança, automação e compliance;
Recursos como importação automática de XML da SEFAZ, controle de validade e proteção contra falhas são diferenciais importantes. - Fique atento à legislação estadual
Embora o prazo seja nacional, estados podem definir formatos específicos ou exigir integrações com sistemas locais;
Acompanhe as atualizações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. - Lembre-se: a responsabilidade pela guarda é do contribuinte
Tanto o emitente quanto o destinatário devem armazenar adequadamente os arquivos XML, mesmo quando o fornecedor disponibiliza o documento.
Fonte: Contábeis