Orçamento Empresarial

Incorporar a filosofia do orçamento na gestão de uma empresa é sinônimo de que ela trabalha com planejamento, reduzindo riscos e incertezas, o que é bom para qualquer negócio.

Quando uma organização deseja progredir, ou pelo menos, sobreviver, ela tem que planejar suas atividades e cuidar para que os programas e os objetivos estabelecidos pela alta administração sejam devidamente executados. O controle orçamentário é considerado uma das ferramentas de gestão mais eficazes que as empresas dispõem para o planejamento e o controle de suas operações e na tomada de decisões.

O orçamento empresarial é uma estratégia essencial para qualquer organização, independentemente de seu porte ou natureza jurídica. Entre as vantagens do controle orçamentário podemos citar que ele atende integralmente às funções administrativas empresariais básicas de planejamento, do controle e da execução. Consagrado na administração pública é também muito aceito entre as empresas bem administradas.

O orçamento é um planejamento econômico-financeiro construído com base nos objetivos da organização, por meio de projeção de receitas, custos e despesas, por períodos que podem ser mensais, trimestrais, semestrais, ou anuais. Sua principal finalidade é projetar com antecedência as ações que serão executadas, os recursos que serão alocados e os resultados previstos e programados, bem como verificar em que medida os resultados, comparados aos objetivos fixados, foram atingidos.

Sua construção não é tarefa fácil, nem tampouco impossível de ser feita. Exige dedicação, comprometimento, estudos, planejamento e discussões. Ele deve contemplar, minimamente, os custos diretos e indiretos envolvidos na aquisição de insumos e na fabricação e armazenagem de um produto ou na prestação de um serviço; a mão-de-obra empregada; as despesas administrativas gerais; o volume de vendas estipulado; os pagamentos e recebimentos aguardados para um determinado período; e os planos de aquisição de equipamentos e investimentos.

Ele deve ser o elemento regulador sobre o que pode e o que não pode ser feito pela empresa, de forma prática e realista. No caso de qualquer iniciativa a ser tomada, uma consulta ao orçamento vai servir como resposta, se ela poderá ou não ser feita. A resposta sempre terá uma explicação.

Há um mito de que os orçamentos são complexos. Todavia, ele é aplicável também às pequenas e médias empresas. Cada empresa deve cuidar para que o sistema orçamentário escolhido se mantenha dentro do nível de complexidade compatível com o tamanho e a estrutura da sua organização, sendo indispensável conservar a simplicidade.

Deve ainda identificar as possibilidades financeiras da empresa em diversos contextos, e não apenas no “aqui e agora”, mas, também, no “ontem” e, principalmente, no “amanhã”. A empresa não deve concentrar a atenção apenas em seus “espelhos”, por introspecção. Ela deve olhar para fora, no mercado; afinal, é mais importante o que acontece lá fora, do que dentro dela.

O período de até 1 ano é considerado de curto prazo, de 2 a 5 anos de médio, e acima de 5 anos de longo prazo. Eles podem ser classificados entre parciais e global. Os parciais referem-se a atividades, áreas ou departamentos específicos como vendas, administração, produção etc. Já o global é o que consolida todos os orçamentos parciais da organização.

O processo de elaboração, em grande parte é livre, cuja forma, natureza e periodicidade devem atender as preferências e necessidades da organização. Normalmente a diretoria determina os objetivos da empresa, a estratégia a ser seguida, e as informações concernentes à evolução econômica esperada para o período orçado por meio de índices de inflação, crescimento do PIB, taxas cambiais dentre outros indicadores.

Outro passo importante é trabalhar muito bem as informações disponíveis e, também, as que não estão disponíveis, e que exigem pesquisas. A fonte das informações deve ser confiável, analisadas. Quando tais processos estiverem concluídos, a empresa deve definir suas metas para, depois, detalhar os planos para que elas sejam atingidas.

Tais metas necessitam de controle, comparando os resultados atingidos aos resultados esperados. Caso os indicadores apontem um sentido oposto ao determinado, as ações corretivas não devem tardar a acontecer. Qualquer desvio deve ser identificado, analisado e tratado prontamente.

Todo plano precisa contemplar questões, tais como: o que vai ser feito, quando, onde, como, porquê, quem vai fazer e quanto vai custar. É preciso identificar os propósitos do orçamento que está sendo definido, pois nada é feito ao acaso. Um orçamento arrojado, ou mesmo moderado, tem suas explicações. Cada qual deve operar dentro de suas especificidades.

Essas informações e diretrizes são compiladas em um sumário de premissas básicas que é passado às pessoas encarregadas pela elaboração do orçamento, e depois repassadas aos diversos departamentos para preparar seus respectivos orçamentos (vendas, administração, produção etc.).

Neste momento tem-se o início da elaboração dos orçamentos parciais que assumem a forma detalhada de demonstrativos abertos por mês e por item de receitas, custos ou despesas. Estes demonstrativos são devolvidos às pessoas encarregadas da elaboração do orçamento global que, depois de revisados, são submetidos à diretoria para aprovação.

A partir do momento em que o orçamento passa a vigorar na organização, tudo será analisado e avaliado em função dos padrões a serem observados e de variações a serem explicadas. Desse momento em diante, tudo será decidido com atenta consideração nos objetivos e nos meios definidos no orçamento em vigor. É através da comparação entre o desempenho real da organização com os valores determinados no orçamento que são apuradas as variações para análise de suas causas e orientar as decisões que devem ser tomadas para execução efetiva do planejamento.

É importante desenvolver na organização uma mentalidade apropriada para a adoção, aperfeiçoamento e a execução eficaz da administração através de orçamentos. É preciso treinamento estruturado para capacitar cada um dos colaboradores da organização de que o orçamento é um método dinâmico para facilitar o trabalho de todos e ajudar na consecução dos objetivos da organização determinados pela alta administração.

O orçamento deve ser uma antecipação realista das operações futuras da empresa e dos seus prováveis resultados e não uma peça de ficção. A flexibilidade e a capacidade para responder às mudanças são indispensáveis. O orçamento é um padrão de medida, uma rota a ser seguida e não um caminho rígido e inflexível que não permita ao gestor desviar-se dos imprevistos ou de situações mais lucrativas não previstas inicialmente no processo de elaboração da peça orçamentária.

Costumeiramente, o orçamento anual para o exercício seguinte é preparado antes do ano terminar, por uma questão de planejamento. Outubro, por exemplo, é um mês oportuno para trabalhar sua formatação. No entanto, sua discussão começa bem antes, como agosto ou setembro. Desta forma, quando novembro chegar, a empresa já terá uma visão pontual sobre como serão suas condições financeiras para trabalhar no ano seguinte.

Para ter um orçamento mais próximo da realidade da empresa, é importante que todos os colaboradores sejam convidados para trabalhar na sua construção, com contribuições dentro de sua respectiva área, a fim de obter maior comprometimento de todos em sua execução.

Muitas vezes o colaborador que trabalha o dia-a-dia na atividade tem valiosas contribuições por conta de sua experiência. Neste sentido, um orçamento deve ser dividido operacionalmente por áreas: um orçamento para Marketing, Produção, Recursos Humanos e Finanças. Integrados, os quatro dão base para um orçamento geral.

Pela atual conjuntura econômica e considerando o fato das empresas não dispor de todos os recursos que necessitam para operar, tradicionalmente os orçamentos passam por ajustes, para que sejam adequados a uma realidade do cotidiano. Tais ajustes devem obedecer a princípios, como o da prioridade.

Antes de se fazer os “cortes” devem-se pensar nas consequências que eles proporcionarão à empresa como um todo; afinal, toda empresa é um composto sistêmico e, portanto, qualquer alteração, por menor, ou mais insignificante que possa parecer, pode ter um reflexo maior do que se imaginava. Atue local, mas pense globalmente na concepção das ações tomadas na empresa.

O sucesso de uma organização está atrelado não somente a boa gestão, mas também às ferramentas que os gestores utilizam para auxiliá-los nessa importante tarefa, que os ajudará no planejamento, comunicação, execução e controle, aliado ao pensamento estratégico da organização.