Fundo Fixo de Caixa

Para pagamento de pequenas despesas

O fundo fixo de caixa ou caixa pequeno – conhecido também como caixinha – é um sistema de controle das empresas utilizado com o objetivo de facilitar o atendimento das necessidades de pagamento para pequenas despesas do dia a dia, que não justificam a emissão de cheques, transferências bancárias, ou outra forma de pagamento mais burocrática ou custosa.

Na prática, a constituição do fundo é determinada por uma quantia fixa em dinheiro que é colocada à disposição do responsável pelo caixa, que deve ser suficiente para fazer os pagamentos de pequenas despesas, como condução, lanches, refeição, correios, cópias, autenticações, compra de miudezas, taxas etc., por um determinado período de tempo, que poderá ser semanal, quinzenal ou mensal, conforme a necessidade de cada empresa. O valor do fundo deve ser estritamente necessário para cobrir as pequenas despesas. Dependendo do valor estipulado, a prudência recomenda a exigência de carta de fiança ou pelo menos um termo de responsabilidade.

Da mesma forma que devemos comprovar toda movimentação bancária por meio de documentos contábeis, como nota fiscal, boletos, recibos etc., com o fundo fixo deve seguir o mesmo procedimento. Portanto, não se deve aceitar qualquer recibo como documento contábil para comprovar tais despesas, por não ter o suporte legal necessário.

O fundo fixo de caixa não pode ser confundido com o caixa operacional da empresa. No operacional, todos os recebimentos em dinheiro e cheques devem ser depositados diariamente nos bancos e todos os pagamentos que não sejam feitos pelo fundo fixo devem ser feitos por cheques nominais, transferências bancárias ou outra forma de pagamento que identifique o beneficiário.

Para preservar o controle do caixa, é recomendado a utilização de pelo menos duas subcontas específicas para o caixa:
a) uma conta contendo o fundo fixo de caixa;
b) outra conta com valores recebidos e ainda não depositados, e cheques emitidos para pagamentos que ainda não foram efetivados.

O dinheiro existente no fundo fixo de caixa deve ser utilizado exclusivamente para o pagamento das pequenas despesas. À medida que os pagamentos vão sendo feitos o valor do fundo vai sendo reduzido, quando estiver próximo de se esgotar, o responsável pelo caixa deve emitir o relatório dos pagamentos efetuados, juntando os respectivos comprovantes.

Para a recomposição do fundo fixo de caixa, emite-se um novo cheque ao responsável pelo caixa, no valor da prestação de contas (boletim de caixa), contabilizando esta operação a débito das contas das despesas comprovadas e a crédito de bancos conta movimento.

Portanto, verifica-se que as contas de despesas são debitadas em contrapartida ao registro da emissão do cheque, apenas quando o fundo é recomposto, e não por ocasião do desembolso de caixa, reduzindo assim o volume de lançamentos contábeis.

Este procedimento permite um fácil controle do fundo fixo, já que a conta não tem seu valor alterado a cada pagamento ou a cada recomposição do fundo em dinheiro. O saldo contábil do fundo fixo de caixa permanece inalterado, devendo sempre corresponder ao saldo de dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos efetuados e ainda não reembolsados.

Por ocasião do levantamento de balanços, no fundo fixo deve permanecer efetivamente só o numerário. Os comprovantes das despesas devem ser reembolsados e contabilizados a fim de não serem excluídos da apuração do resultado, para atendimento do regime de competência, evitando que despesas de um determinado período sejam contabilizadas em outro.